人美很重要，有頭腦更重要!
人帥不重要，時間管理最重要!
科技進步讓我們有更多好工具可以具體實現更加的時間管理
Gmail, Google日曆, Evernote非常實用!!請善加運用吧@@
Xperia手機相簿介面能夠透過雙指縮放，快速找照片。還有人臉辨識、地點標註，並把照片按月分類等多種分類方法。
OL雪芙記憶力能這麼好，那是因為，Xperia，就是厲害!!
另外 ，宅神推薦的Randy Pausch演講也很棒，請自行股狗!!還有你的水管，ted也都是非常實用的知識庫~~
推薦幾篇文章~非常時用喔!!
-----------------轉貼電腦玩物，請股狗搜尋吧----------- 你應該有遇過這樣的經驗：明明花了很多時間「收納」物品，但愈整理這些東西愈難被使用。或者花了很多時間「管理」時間，但愈多的安排，結果時間都浪費在排程上，反而沒有時間去真正的執行？你的時間管理方法，是不是也陷入了這樣的錯誤當中。
怎麼回事？管理、收納不是好事嗎？確實如此，但如果以為目標就是「管理」和「收納」，這就搞錯方向了。無論工作或生活上的任務，我們的真正目標永遠是「使用」、「執行」、「體驗」和「完成」，整理與排程只是一個過程，如果把「手段」誤認為「目標」，就會導致時間管理反而變成最浪費時間的一件事情。
時間管理當然是必須的，但安排行程、規劃任務，不應該是「放在工作時間上」來做，最好能夠利用「零碎時間」完成（參考：這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！） ，無論如何我們一定要把正式的工作時間留給真正去執行工作。
那麼，除了前面那篇文章提到的時間區段分別外，今天讓我們繼續深入這個題目，來看看還有哪些具體的時間管理技巧，可以幫助我們「避免在時間管理時，反而造成時間浪費」。
- 更多「具體可行」的時間管理技巧，還可以延伸參考：
- 10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧
所以今天這篇文章是目前統整後的心得，關於哪些時間管理技巧，可以幫助你「在時間管理上最節省時間」，提供大家討論。
- 一、不要把「容易變動的」任務寫到行事曆上
早期我也是只用「行事曆」，把所有瑣事都寫到行事曆上，包含那些不一定非那個時間做不可的事情，例如下圖這樣，我知道自己要去做「A、B、C」三個任務，於是我在一週前先把這些任務時間都排好，並且很「精準」的排在某一個時間點要自己去做某個任務。
一旦有任務，我就這樣排上行事曆，因為還要設想時間，所以可想而知，會花上許多時間「安排任務」。
但是結果呢？這樣的「預排」是非常容易無效的，因為很有可能禮拜二早上10點，我被叫去參加了一個會議，或是我剛好前一個工作尚未完成，或是我剛好偷懶。即使你是一個非常自律的人，但你也無法掌控「外在環境、主管、客戶、工作夥伴臨時要你去做的事情」。
於是，我還要再花上一樣多的時間，去把這些已經排好時間的任務，重新調整一次。這樣來來回回變成「總是在調整時間」，不是非常浪費時間的事情嗎？
所以我現在不做這樣「浪費時間的時間管理」了。
現在我的行事曆利用變成這樣：寫上那些不容易變動、甚至不能變動的行程。也就是「會議」與「進度」。例如某一個專案要在哪一天做到什麼進度？我就寫在行事曆上，這個進度基本上確定後就不會變、不能變，我透過行事曆來督促自己要在「那個截止日」之前完成需要的任務。又或者是某一個活動、會議，就是要在那個時間點去那個地方參加，絕對不會變。
- 二、確定截止日，「行事曆」根本不用花時間排程
因為這些「真正需要寫上行事曆」的行程都有一個特色，就是「這些時間都不是我一個人可以決定的」，那是外在施加於我的時間，我被告知要這麼去做的時間，所以根本不需要我去管理、思考，我只是要「記得那個時間去做那個事情，而且一定要做」。
也就是我只是要把被通知的時間寫上行事曆而已！讓我們優先區隔出這一塊。然後我們可以想想看關於「截止日」的問題。
例如我的專案被設定「這個週五要交出第一章」，這個時間是已經確定的進度，而且不是我能改變的，那麼這時候我怎麼辦？我當然就是依據這一週五個工作天把第一章分成五等分，然後每一天起碼要完成一等份的內容。
這就是為什麼「行事曆不需要花時間排程」的另外一個很重要的原因，當「截止日」、「每週進度」出來後，我們就非常明確的知道「我要在多少時間內完成多少事情」，然後就是很自然的先將份量劃分，實際執行當下多退少補，讓最後截止日所有份量都完成即可。
這裡面最重要的是：「我們不要花時間去排程」，因為沒有什麼好排程的，截止日先確定，其他的就是逆向回推進度而已。
- 三、只要花一點時間，預排今天可以執行的時間
而待辦清單的好處就是「不用花時間去管理時間」，只要把任務都寫上去即可。都寫上去了，自然就記得，就知道「有時間」的時候要去做哪些事情。
對我來說， 這個待辦清單就是「 Evernote 」，我收集在 Evernote 的筆記就是我的待辦事項。當然，你也可以使用你擅長的待辦清單工具。總之，打開待辦清單，我就知道自己還有哪些事情可以做，還有哪些事情需要做，這樣即可。
但是也不是完全不安排時間，為了避免把時間浪費在管理上，我只會「預排接下來一天一定要完成的事情」。通常我會利用前一天晚上睡覺前，或是早上通勤中，做一日工作的預排。（參考：今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣 ）
因為只預排今日要做的事情，時間非常接近，因此掌控度最高，也不會排了卻還是不斷變動。但是，為了避免排了卻沒有做，結果要一直調整執行時間（這一樣是浪費時間），所以我「不會把今天的時間排滿」。
嚴格來說，只需要預排「真的非今天做完不可的少數重要任務」即可，而且一定要為每一天留下足夠的空檔時間，可以利用這些空檔完成次要任務，或是意外時彈性運用。
例如前面看到我的待辦清單很多任務，但真的排上時間的，只有兩件「今日一定要完成」的任務筆記而已。排得少，相對一定可以完成，而且優先完成最重要的任務，並且不會有變動，這樣就能節省最多時間管理的時間。
- 四、用重要、緊急來分類待辦任務
因為下面這樣的整理方法具有「整理一次就好，從此幾乎不會變」，而且整理時很簡單，就能大量節省不必要的時間管理了。
第一種，就是利用把任務分類成「重要」與「緊急」，也就是「有權重等級」的分類方法，目的是讓自己知道在這一堆任務中「哪些是需要優先考慮的？」
在 Evernote 中，我利用標籤（ Tag ）的方式來區分每個任務的權重，幫任務筆記加上「重要」或「緊急」的標籤，然後每天執行完前面第三項所說的「今日一定要完成的任務」後，我就來到這個權重分類的待辦清單中：
- 1.優先執行同時有「重要」與「緊急」標籤的任務。
- 2.接著如果有空檔，優先執行「重要」任務。
- 3.最後如果今日還有空檔，就執行「緊急」任務。
- 五、依據「專案」來分類待辦任務
而且依據專案來分類待辦任務，可以很清楚的知道「這個月要完成的專案」，還有哪些「尚未完成的任務、步驟」，就可以優先完成他們。尤其對於手邊同時要進行多個專案的人來說，這樣的分類更實用。
對我來說，這部份也可以透過 Evernote 完成， Evernote 可以建立一些「未排程」的提醒事項，並且當切換左邊的專案分類記事本時，只會顯示這個專案底下的提醒事項，這樣就等於依據專案來分類待辦清單。
於是，我可以依據專案的迫切度，去優先選擇應該執行哪些任務。 （參考：Evernote 新增時間提醒功能！從筆記本升級時間管理系統 ）
- 小結：
經由上述的「時間管理」方法，我節省最多的排程時間，而事實上「安排時間是很浪費時間的一件事情」。一個節省時間的時間管理方法應該是：
- 1.花最少時間排程，確保每個排程一定會做到。
- 2.與其花時間排上一堆任務，不如專注重點任務。
- 3.讓自己不用一直重新安排時間。
- 4.只要做到：「知道自己接下來可以做什麼」即可。
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「時間管理」、「工作效率」是這兩三年來電腦玩物投入許多心力關注的一個議題，尤其在介紹了大量的數位新工具後，到底這些工具只是玩具，還是真的可以回過頭幫助我們改善或大或小的某些問題，也是在電腦玩物這個部落格裡比以前更加關心與在意的重點轉變。
但也因為我之前從介紹解決問題的軟體小工具開始，所以我一直相信「方法」比人的個性與意志更適合依靠，比起鼓勵的話語，在電腦玩物中我更希望傳達的是一些「具體」、「可行」、「只要照著做，而且容易照著做」的步驟，不是要激勵大家透過什麼意志力來改變自己的個性，而只是在實際的作法上微調，就能改善工作效率（參考：這五個數位工作方法，幫助我和我的缺點和平共處）。
而其中有些方法，是不管換到什麼工具上都是共通的，無論何時何地都能「被執行」，並且不需要你修身養性還是改變意志就能被執行！我稱其為具體可行的小技巧，而這或許就是改善生產力最需要知道的關鍵，今天這篇文章，就要從我自己的經驗，來分享時間管理上「真的可以被具體執行」的小技巧。
- 一、幫自己留下「神聖時間」
我有一個習慣是每天都有預留一段「神聖時間」，可能是晚上10點到12點，或是早上5點到7點，但也有可能是某個假日中午的12點到2點，當然這個神聖時間是留在我自己心裡的，只有我自己知道。
但是無論任何人要給我安排什麼事情、無論任何任務需要安排什麼時間，都絕對不會碰觸到我心中的這段每日的「神聖時間」，當我跟別人說：「不好意思，這一天真的沒有時間了。」實際的意思就是除了神聖時間外，沒有其他時間可以安排了。
「神聖時間」的時段不是固定每天一樣，但「神聖時間」一定是用來執行一個我自己非常想要執行的事情，可能是寫一篇部落格文章，也可能是學習一個事物，或是讀一本書。
擁有「神聖時間」的好處就是：我自己想做的事情總是會一直保持進度。而這一點正是時間管理的真諦：
完成比之前更多的任務「不是」時間管理，要真正完成自己想做的事情，才是時間管理。
- 二、「少量多餐」的工作切割法
時間管理不只是安排時間，而是可以在有時間的時候具體有效的完成現在可以做的任務，讓你無論面臨什麼樣的時間變化都可以應付自然，只要有空檔，我就有事情可以做，總是可以推進工作進度。
很多時候我們其實是「浪費了太多空檔時間」，明明開會前有30分鐘空檔，明明下午臨時空出1個小時，但我們把這些空檔浪費掉了。（參考：這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！）
要改善這個問題，具體的作法就是「切割工作」，一件工作盡可能的切割成很多個任務步驟，每一個都要能獨立執行，並且每一個都能在60、30甚至20分鐘以內完成。
這樣一來，我們不用等到有完整的兩個小時才能開始工作，而是少量多餐，一天之中只要給我4個30分鐘的空檔，我就可以把這項工作完成。仔細計算一下：
- 上班開始後大家還沒開始互相丟工作的30分鐘。
- 中午午休前大家開始放下工作的30分鐘。
- 下午開會前覺得做什麼都會被打斷的30分鐘。
- 傍晚下班前開始醞釀下班心情的30分鐘。
只要切割成多的任務，你真的可以空出空檔來完成一個本來很龐大的工作。而且少量多餐會讓我感覺輕鬆，一次要吃下大餐則負擔太過沈重，反而產生了厭食的感覺。
- 三、「想到就能做」，善用行動工作
「行動」工作可以大幅度的改變我們的工作效率，這裡指得就是在我的行動裝置上進行的工作，包含手機、平板，或者非常輕便的筆電，以及可以在任何環境下進行工作，像是會議室、咖啡廳、捷運上、行人馬路口。
這裡不是說要大家「什麼時候都在工作」，就像前面說的，這不是時間管理的目的，甚至違背時間管理的精神。
「行動工作」對我的意義是，什麼時候我都「可以」工作，只要我想要、需要以及有必要，我可以立即的推進工作進度，不用回到辦公室，不會遺忘資料，善用每一個值得善用的時間。前面第二點所說的切割工作，就很需要行動工作一起搭配，才能更加善用空檔。
另外，我自己的經驗是常常很多時候我的「工作靈感」、「工作問題與解決的方法」是發生在「行動中」。這時候如果我善用行動工具來工作，就可以立即儲存想法、推展進度、解決問題，當下就去掉一個待辦清單，這樣整體來看更能節省自己的時間。
- 四、「到此為止」，設定大中小截止線
我自己的時間管理經驗告訴我，有「到此為止」的想法是非常重要的。很多時候我為了要把一件工作做好，可以無止盡的進行準備、規劃、收集資料，在執行上我也可以永遠的去修改任何細節而讓其感覺更好，但這種事情如果沒有一個終止，那麼沒有任何工作可以被完成。
甚至，有時候這樣的永無止盡想法一直拖到了真正非要完成不可時，反而只能急就章，最後結果更加慘烈。
所以我在工作時隨時都會給自己「到此為止」的截止線，而且可以區分三個層次，第一個大截止線是這個專案必須完成的那一天，或許是一個月後。
第二個中截止線是我切割這個專案後，設定的每週進度，每一週結束前，無論如何我要達到這個進度，無論做出來的結果是100分還是80分（當然，如果只有 60 分就要調整進度）。
第三個小截止線是每天每個時段的瑣碎任務，例如這個任務我要花兩個小時做，或者更真實的情況是：「我只有兩個小時可以做」，那麼我就做出兩個小時能夠做到的現在最好的結果，接著就「到此為止」。（參考：Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得）
當然要追求一個更好的結果，但比起強求這一次做到最好，而實際上自己並沒有任何具體能力、條件去保證這一點，那麼不如追求「下一次」比「這一次」做得更好。
- 五、「就照著做吧！」建立可以遵循的步驟流程、待辦清單
如果自己有些工作在本質上是要反覆做的（或者以後還有做的機會），那麼當然要依據這次的經驗，建立一個固定的流程，而且要把這個流程寫下來，並且把流程轉化成一個一個具體、連續的待辦步驟，讓自己下一次可以照著做就好。
這不只是說下一次可以比較輕鬆，而是有一個「具體步驟流程」可以相對容易克服工作上最大的敵人：自己的焦慮。
無論是之前做過的工作，還是這一次全新的陌生專案，我都會從自己的經驗或請教別人的經驗中，事先建立好這次的「流程」、「步驟」、「待辦清單」，並且把這個流程非常明確、具體的寫在筆記上。
在執行專案時，無論遇到什麼挫折、阻礙，即使心情再低落、腦袋再混亂，我都知道「只要打開這份流程筆記，照著繼續做下一步就好」，事先把大概的流程確定下來，可以很大程度的讓整個工作更加順暢，自然的無論如何時間就能在自己的掌控之中。
- 六、「刪去法」，去除多餘的步驟
第五點中建立了工作流程、待辦清單後，我還會做一件事情，就是開始刪去那些其實沒有必要的步驟。
尤其在有時間壓力下，千萬不要忘記第一點，這種時候依然要留給自己神聖時間，所以一定要刪去多餘的步驟或任務。
而且一定有可以刪去的，只要我們仔細的去思考專案的目的、工作的意義和整個流程的邏輯性，就可以找出那些可以精簡的部份，精簡的愈多，你就愈容易獲得掌控這次專案時間的權力。
- 七、「不要高估自己」，排出真正可以完成的時間
在排定工作流程時，難免會發生「本來想要今天完成的任務但沒有完成」，這時候要思考一個問題：我是不是太高估自己了？這樣安排了一大堆今日要完成的任務，結果變成只是一種心理安慰，那麼，不如下次真正排出自己可以確實完成的任務數量吧！
雖然數量一定會變少，但這樣才會讓自己真正知道需要多少時間來完成這項任務，請務必「真正的認識自己能力的極限、感覺的極限」，不只是能力上做不做得到，也要在意自己的精神力是不是能支撐，然後才知道自己確實可以完成什麼樣的任務進度。
不要每一次沒有達成目標時就想：「下次我拼一下應該就可以」，或是「那就把今天沒做完的全部丟到明天一起做，但明天原本預計要做的還是做完」，這種想法是時間管理的另外一個大陷阱，會讓你永遠都沒有辦法「安排出真正符合自己的時間管理方案」，永遠都在趕工。
很多時候專案開始前會讓你預估時間，與其錯誤的預估一個月就能完成，不如準確的預估自己實際上需要兩個月時間，比起緊縮導致最後延誤，反而準確推出的效果更好，因為一個專案很有可能還牽涉到其他團隊的配合，不是你自己的事情，只有時間準確才能讓每個團隊搭配出最好的效果。
- 八、「不要打斷自己」，關閉過度的提醒
我以前也是會使用像是新郵件提醒這類工具，但是後來我發現那對我來說是工作效率的另一個大敵，是的，沒錯，我透過郵件通知即時收到最新任務了，但結果卻是讓我從現在的工作上分心、打斷了現在的工作。
一旦從現在正在進行的工作抽離，要回頭繼續工作，就要花費更多時間的浪費，這其實非常划不來。
所以現在我都不裝任何電腦上的通知軟體，把 Chrome 的通知關閉，也把手機上的通知關閉，我不要這些新任務的通知來干擾我，而讓自己可以「在這段工作結束後」才去看看有什麼新通知。
這是一個小小的方法上的改變，可是可以大幅的增加工作效率，讓每一段工作都能最有效率、最準確的完成。
- 九、「告別今日」，寫下明日的任務清單
我曾經在「今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣」中分享過這個想法，對我來說每天晚上寫下明日的任務清單有兩層意義。
第一是告別今日，既然要寫下明日任務，那麼當然表示我整理了今天完成的、未完成的工作，把今日的任何問題、錯誤留在今日封存，然後看向明日，好好計畫那麼「接下來我可以做什麼」。
時間管理的關鍵就是永遠只看現在與未來，只思考接下來怎麼做，因為人沒辦法回到過去去改變已經在之前的時間點上發生的事情。
第二則是讓明天一開始就能很快的進入工作狀態，並且在一日裡可能的各種意外來臨之前，優先完成最重要的工作。
- 十、「給自己休息時間」
最後回頭呼應第一點，在第一點中預留的神聖時間依然是「要做什麼事情」的時間，但除此之外，還要預留真正休息的時間。
短的來說可能是每工作30分鐘就一定休息5分鐘，中的來說可能是每天中午會睡個午覺，晚上會去好好吃飯，長的還說則是計畫週末的旅行出遊。
時間管理終極的意義還是在「怎麼樣擁有自己的時間」，怎麼樣更快完成工作只是為了讓自己多擁有一個時間的手段與過程，而這些自己真正休息的時間，才能讓自己享受人生，回頭好好珍惜自己，並且也獲得更多工作的動力。
所以千萬不要自己壓榨自己，總是去想「反正我犧牲週末就能完成」，多嘗試換個想法：「在週末前我可以怎麼精簡工作、善用工具、請人幫忙、溝通協調」，來讓目前的工作順利達到截止線？
- 小結：
這十個方法對我來說其實環環相扣，而且有效的改善了我的時間管理與工作效率，今天這篇文章做一個統整分享，希望對大家有幫助，也歡迎大家一起來討論，提供你們的想法。
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